Empfehlung des KV NRW-Präsidiums zu digitalen Mitgliederversammlungen

Zum Umgang mit Mitgliederversammlungen in diesem Jahr

Im Herbst stehen wieder zahlreiche Mitgliederversammlungen in den Vereinen und Bezirken an. Diese sind meist satzungsgemäß verankert und dienen dazu wichtige personelle Entscheidungen zu treffen und Beschlüsse zu fällen. Unter dem Einfluss der Corona-Pandemie gibt es dieses Jahr natürlich einige Besonderheiten bzw. Auflagen zu beachten.

Die Pandemie führt derzeit dazu, dass es in Bezug auf anstehende Versammlungen eine hohe Planungsunsicherheit gibt. Die sich ständig ändernde Infektionslage hat in den vergangenen Tagen u.a. dazu geführt, dass Präsenzveranstaltungen (wie z.B. „Ständige Konferenzen“ des LSB NRW) wieder in den digitalen Raum verlegt wurden, um die Gesundheit der Teilnehmer nicht zu gefährden.

Der Gesetzgeber hat über das „COVID-19-Abmilderungsgesetz“ die Möglichkeit geschaffen im Kalenderjahr 2020 auch ohne Satzungsgrundlage z.B. „virtuelle Mitgliederversammlungen“ durchzuführen. Diesbezüglich wurden innerhalb des COVID-19-Abmilderungsgesetz Erleichterungen für Vereine zu Beschlussfassungen im Umlaufverfahren erlassen.

Auf Grund der rechtlichen Legimitation durch das COVID-19-Abmilderungsgesetz, der schwankenden Infektionslage in Bezug auf die Entwicklungen der Rechtslage in Bezug auf Versammlungen sowie die daraus mangelnde Planungssicherheit von Veranstaltungen empfiehlt das Präsidium des KV NRW anstehende Versammlungen nach Möglichkeit „digital“ durchzuführen. Über Konferenzsysteme wie z.B. Microsoft Teams, Zoom u.v.m. können Versammlungen mittlerweile auch Online organisiert werden.

Die schlussendliche Entscheidung sollte allerdings einer umfassenden Betrachtung und Bewertung zahlreicher Rahmenbedingungen erfolgen wie z.B. Teilnehmeranzahl, kommunale Bestimmungen, Inhalt der Veranstaltung, Teilnahme von Risiko-Zielgruppen, lokale Infektionslage, Größe & Verfügbarkeit von Veranstaltungsräumen, technische Affinität der Teilnehmer. Diese Entscheidung sollte von den Verantwortlichen verantwortungsvoll getroffen werden.

Grundsätzlich gibt es 3 Möglichkeiten mit dem Thema Mitgliederversammlung und Corona umzugehen:

Verschiebung der Mitgliederversammlung
Grundsätzlich kann der Vorstand die Mitgliederversammlungen mit einem sachlichen Grund (z.B. geringere Teilnehmerzahl wegen einer Pandemie) verschieben. Die Grundlage dazu bietet das (COVID-19-Abmilderungsgesetz): (§ 5 Vereine und Stiftungen (1) Ein Vorstandsmitglied eines Vereins oder einer Stiftung bleibt auch nach Ablauf seiner Amtszeit bis zu seiner Abberufung oder bis zur Bestellung seines Nachfolgers im Amt). Die Regelung ist am 28.03.2020 in Kraft getreten, gilt für Vorstände, deren Amtszeit im Jahr 2020 abläuft, und ist bis zum 31.12.2021 befristet. Das wirkliche Problem ist auf diese Weise allerdings nicht gelöst, sondern nur verschoben.

Durchführung von Präsenzveranstaltungen unter Schutzbestimmungen
Grundsätzlich besteht je nach Art der Veranstaltung, Berücksichtigung des lokalen Infektionsgeschehens, Anzahl der Teilnehmer auch (noch) die Möglichkeit Präsenzveranstaltungen nach der aktuell gültigen CoronoSchVO durchzuführen. Dazu hat der DKV einen Hygiene-Leitfaden Sitzungen/Tagungen/Konferenzen verfasst, der als Orientierung dienen kann. Da die NRW-Verordnung in einigen Teilen mehr zulässt, sind die Beschreibungen als Empfehlung zu sehen.

Rechtslage gemäß CoronaSchVO: „Grundsätzlich sind dabei bei die jeweiligen Regelungen im Bundesland und der Kommune/ Stadt zu beachten. Derzeit sind bei (nicht-geselligen) Veranstaltungen und Versammlungen bis zu 300 Teilnehmer*innen geeignete Vorkehrungen zur Hygiene, zur Steuerung des Zutritts und zur Gewährleistung eines Mindestabstands von 1,5 Metern (auch in Warteschlangen) zwischen Personen, die nicht unter die in § 1 Absatz 2 der CoronaSchVO genannten Gruppen fallen (Familien, zwei häusliche Gemeinschaften, etc.), sicherzustellen. Da Mitgliederversammlungen in der Regel nicht im Freien stattfinden, ist zudem die einfache Rückverfolgbarkeit nach § 2a Absatz 1 CoronaSchVO sicherzustellen. In diesen Fällen ist außerhalb des Sitzplatzes eine Mund-Nase-Bedeckung zu tragen. Wenn die Teilnehmer*innen auf fest zugewiesenen Plätzen sitzen, kann auf den Mindestabstand von 1,5 Metern zwischen den Personen verzichtet werden. In diesen Fällen ist eine besondere Rückverfolgbarkeit im Sinne des § 2a Absatz 2 der CoronaSchVO sicherzustellen. Hierbei ist ein Sitzplan zu erstellen, aus dem sich ergibt, welche anwesende Person wo gesessen hat. Dieser Sitzplan ist für die Dauer von vier Wochen aufzubewahren.“

Durchführung einer „Digitalen Mitgliederversammlung“
Die gesundheitlich sicherste aber auch aufwendigere Methode ist Durchführung einer „Digitalen Mitgliederversammlung“. Der Gesetzgeber hat mittlerweile Erleichterungen beschlossen, um Beschlüsse auch außerhalb von Präsenzversammlungen fassen zu können. Das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie sieht vor, dass der Vorstand auch ohne Satzungsgrundlage es den Mitgliedern ermöglichen können soll, an der Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilzunehmen und die Mitgliederrechte im Wege der elektronischen Kommunikation (z.B. per E-Mail oder Telefax) auszuüben oder ohne Teilnahme an der Mitgliederversammlung ihre Stimme vor der Durchführung der Mitgliederversammlung schriftlich abzugeben. Außerdem ist es möglich, einen Beschluss der Mitglieder ohne Versammlung fassen zu können. Voraussetzung hierfür ist, dass alle Mitglieder beteiligt wurden, bis zu dem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen in Textform abgegeben haben und der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst wurde. Die Regelungen gelten nur für Mitgliederversammlungen, die im Jahr 2020 stattfinden. Die Regelungen sind am 28.03.2020 in Kraft getreten. COVID-19-Abmilderungsgesetz)

Natürlich steht die Geschäftsstelle auch gerne persönlich zur Verfügung. Ihr könnt Euch mit Eurem Anliegen gerne per Mail unter Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! oder telefonisch unter 0203-7381-653 (momentan montags-freitags von 09.00-12.00 Uhr) melden.